Neste guia
- 1Por que a instituição precisa de um programa de alumni
- 2Comece pelo diagnóstico do que já existe
- 3Objetivos e público: para quem é o programa
- 4Governança: quem é dono do programa
- 5Base de dados e LGPD
- 6O que o egresso ganha participando
- 7Canais: onde o programa conversa com o egresso
- 8Programas-âncora: o que faz o egresso voltar
- 9O calendário dos primeiros 12 meses
- 10Indicadores: como saber se está funcionando
- 11Erros comuns de quem está começando
Por que a instituição precisa de um programa de alumni
Porque o egresso é a prova mais concreta do que a instituição entrega. Ele contrata estagiários, dá mentoria, volta para a pós e responde às pesquisas que a avaliação do MEC pede. Sem um programa, esse vínculo depende da boa vontade de professores e some em dois ou três anos.
- Empregabilidade dos alunos
Egresso em cargo de gestão é a fonte mais rápida de vagas de estágio para quem ainda está no curso.
- Avaliação institucional
Os instrumentos de avaliação do MEC pedem política de acompanhamento de egressos e evidência de que ela funciona.
- Captação e pós-graduação
Ex-aluno satisfeito indica a instituição e é o público natural de especializações e cursos de extensão.
- Rede de empresas
Cada egresso empregado abre uma porta para feira, palestra, projeto com empresa júnior e convênio de estágio.
Comece pelo diagnóstico do que já existe
Quase toda instituição já tem um programa de alumni espalhado: uma planilha na secretaria, um grupo de formandos, uma página no LinkedIn, um professor que traz ex-alunos para palestrar. O primeiro passo é juntar essas peças antes de criar qualquer coisa nova.
O que levantar nas duas primeiras semanas
- Quantos egressos a instituição tem por curso e ano de formatura, e quantos têm e-mail ou telefone ainda válidos
- Quantos ex-alunos aparecem na página da instituição no LinkedIn e em que empresas trabalham
- Quais ações com egressos já acontecem (palestras, bancas, grupos de turma, encontros de formatura) e quem as faz
- Quais empresas conveniadas de estágio têm ex-alunos em cargos de liderança
- Que pesquisas de egressos já foram aplicadas para a avaliação institucional e onde estão os resultados
- Que termos de uso de dados os alunos assinaram ao se matricular e ao se formar
O resultado cabe em uma página: tamanho da base, qualidade dos contatos, ações em curso e lacunas. Ele vira a primeira seção do documento de fundação do programa.
Objetivos e público: para quem é o programa
Um programa que tenta servir a todos os egressos da mesma forma não serve a ninguém. Escolha até três objetivos para o primeiro ano e divida o público em grupos com necessidades diferentes.
- Recém-formados (até 2 anos)
- O que procura: Primeiro emprego, vagas, rede de contatos
- O que pode oferecer: Depoimentos para calouros, apoio em eventos
- Ex-estagiários efetivados
- O que procura: Crescimento na carreira, pós-graduação
- O que pode oferecer: Indicação de vagas de estágio na empresa onde estão
- Egressos em gestão
- O que procura: Atualização, contratação de talentos
- O que pode oferecer: Mentoria, palestras, vagas, patrocínio de eventos
- Empreendedores
- O que procura: Visibilidade, parceiros, primeiros contratados
- O que pode oferecer: Vagas de estágio, desafios para empresas juniores
- Egressos na academia
- O que procura: Pesquisa, parcerias, docência
- O que pode oferecer: Bancas, coorientação, projetos de extensão
| Grupo | O que procura | O que pode oferecer |
|---|---|---|
| Recém-formados (até 2 anos) | Primeiro emprego, vagas, rede de contatos | Depoimentos para calouros, apoio em eventos |
| Ex-estagiários efetivados | Crescimento na carreira, pós-graduação | Indicação de vagas de estágio na empresa onde estão |
| Egressos em gestão | Atualização, contratação de talentos | Mentoria, palestras, vagas, patrocínio de eventos |
| Empreendedores | Visibilidade, parceiros, primeiros contratados | Vagas de estágio, desafios para empresas juniores |
| Egressos na academia | Pesquisa, parcerias, docência | Bancas, coorientação, projetos de extensão |
Para o primeiro ano, recomendamos começar por recém-formados e egressos em gestão: um precisa da rede, o outro pode abrir portas.
Governança: quem é dono do programa
O programa precisa de um dono com nome e agenda, em geral no centro de carreiras ou na área de relacionamento. Sem dono, ele vira uma ação de comunicação que aparece na formatura e some no resto do ano.
- Coordenação do programa
Uma pessoa responsável, com parte da jornada dedicada. Responde pelo calendário, pela base de dados e pelos indicadores.
- Comitê consultivo
Quatro a seis pessoas: centro de carreiras, comunicação, um coordenador de curso, a área de TI ou secretaria e dois egressos convidados. Reúne-se a cada trimestre.
- Embaixadores por curso
Um egresso por curso ou turma que ajuda a convidar colegas e leva demandas do grupo. Função voluntária, com mandato de um ano.
- Patrocínio da reitoria
Um diretor ou pró-reitor que apresenta o programa e defende orçamento. Sem ele, o programa perde prioridade na primeira crise.
Registre essas funções no regulamento do programa. Ele dá ao comitê a autoridade para decidir sem depender de cada área a cada passo.
Base de dados e LGPD
Dados de ex-alunos são dados pessoais e seguem a LGPD. A instituição pode guardar o histórico acadêmico por obrigação legal, mas usar e-mail e telefone para convidar o egresso a um programa pede base legal própria, e o caminho mais seguro é o consentimento registrado.
Como montar a base do jeito certo
- 01
Separe o que é obrigação do que é relacionamento
Histórico e diploma ficam na secretaria. A base do programa é outra, com finalidade definida: comunicação, eventos, mentoria e pesquisas.
- 02
Peça consentimento claro
Um termo curto, em linguagem simples, que diga para que os dados serão usados, por quanto tempo e como sair. Use o mesmo termo no formulário de cadastro e na formatura.
- 03
Colete só o necessário
Nome, curso, ano de formatura, e-mail, cidade, empresa e cargo atuais e interesses. CPF e endereço completo raramente são necessários.
- 04
Defina prazo de retenção
Revise o cadastro a cada dois anos. Quem não atualiza nem responde em dois ciclos sai da base de comunicação.
- 05
Dê um caminho de saída
Todo e-mail do programa tem link para descadastro, e o pedido é atendido em poucos dias.
- 06
Combine com o encarregado de dados
O DPO da instituição revisa o termo e registra o tratamento no inventário de dados antes da primeira campanha.
O que o egresso ganha participando
O egresso entra no programa pelo que recebe, não pela nostalgia. A proposta de valor precisa caber em uma frase e ter pelo menos um benefício que ele usa nos primeiros 30 dias.
- Vagas e indicações
Vagas exclusivas ou antecipadas para egressos, e um canal para o egresso indicar vagas da empresa onde trabalha.
- Mentoria
Ser mentor de alunos dá visibilidade e propósito; receber mentoria de egressos mais experientes ajuda o recém-formado.
- Formação continuada
Desconto em pós-graduação e extensão, acesso à biblioteca digital e às aulas abertas.
- Eventos e rede
Encontro anual por curso, palestras com egressos de destaque e grupos por área de atuação.
- Reconhecimento
Prêmio de egresso destaque, perfil na revista ou no site da instituição, convite para falar na formatura.
Escreva a proposta de valor em uma frase antes de qualquer peça de comunicação. Exemplo: "Continue perto de quem formou você: vagas, mentoria e desconto na pós para quem estudou aqui."
Canais: onde o programa conversa com o egresso
Poucos canais bem cuidados funcionam melhor do que muitos abandonados. Para o primeiro ano, bastam três: e-mail, o grupo da instituição no LinkedIn e um encontro presencial ou online por semestre.
- E-mail (newsletter)
- Para que serve: Vagas, eventos, convites de mentoria, pesquisa anual
- Frequência sugerida: Mensal
- LinkedIn da instituição
- Para que serve: Histórias de egressos, vagas, divulgação de eventos
- Frequência sugerida: Semanal
- Grupo de mensagens por curso
- Para que serve: Avisos rápidos, mantido pelos embaixadores
- Frequência sugerida: Sob demanda
- Encontro de egressos
- Para que serve: Rede, palestras, reconhecimento
- Frequência sugerida: Semestral
- Página do programa no site
- Para que serve: Cadastro, regulamento, benefícios, agenda
- Frequência sugerida: Atualizada a cada mês
| Canal | Para que serve | Frequência sugerida |
|---|---|---|
| E-mail (newsletter) | Vagas, eventos, convites de mentoria, pesquisa anual | Mensal |
| LinkedIn da instituição | Histórias de egressos, vagas, divulgação de eventos | Semanal |
| Grupo de mensagens por curso | Avisos rápidos, mantido pelos embaixadores | Sob demanda |
| Encontro de egressos | Rede, palestras, reconhecimento | Semestral |
| Página do programa no site | Cadastro, regulamento, benefícios, agenda | Atualizada a cada mês |
Programas-âncora: o que faz o egresso voltar
Um programa de alumni ganha vida quando tem duas ou três ações que se repetem e geram resultado visível. As que mais funcionam são as que conectam o egresso diretamente aos alunos do curso.
Três programas para começar
- 01
Mentoria de egressos
Cada mentor acompanha de um a três alunos por um semestre, com quatro a seis conversas. Termo de adesão simples, roteiro de encontros e um evento de abertura e outro de encerramento.
- 02
Egresso que contrata estagiário
O egresso em cargo de gestão divulga vagas de estágio da empresa para os alunos do curso. Com o convênio de estágio já assinado, a contratação anda rápido e o centro de carreiras acompanha o resultado.
- 03
Banca e palestra de egressos
Egressos participam de bancas de TCC, semanas acadêmicas e aulas convidadas. É a ação de menor custo e a que mais aproxima o egresso do curso.
No WallJobs, a vaga de estágio aberta pelo egresso chega aos alunos da instituição conveniada e o Termo de Compromisso sai assinado eletronicamente pelas três partes.
O calendário dos primeiros 12 meses
O primeiro ano tem três fases: montar a base (meses 1 a 3), lançar e engajar (meses 4 a 9) e medir e ajustar (meses 10 a 12). Encaixe o lançamento perto de uma formatura, quando o vínculo com a instituição está mais forte.
- Mês 1
- Diagnóstico, escolha do responsável, convite ao comitê consultivo
- Mês 2
- Documento de fundação aprovado, regulamento e termo de consentimento revisados pelo jurídico e pelo DPO
- Mês 3
- Página do programa no ar, formulário de cadastro, recrutamento de embaixadores
- Mês 4
- Lançamento: sequência de três e-mails, publicação no LinkedIn, convite na formatura
- Mês 5
- Primeira turma de mentoria, com evento de abertura
- Mês 6
- Primeira newsletter com vagas e histórias de egressos
- Mês 7
- Campanha "egresso que contrata" com as empresas conveniadas
- Mês 8
- Encontro de egressos do semestre
- Mês 9
- Encerramento da mentoria, depoimentos e abertura da segunda turma
- Mês 10
- Pesquisa anual de egressos
- Mês 11
- Relatório do primeiro ano para a reitoria e a comissão de avaliação
- Mês 12
- Revisão do plano com o comitê e metas do segundo ano
| Mês | O que acontece |
|---|---|
| Mês 1 | Diagnóstico, escolha do responsável, convite ao comitê consultivo |
| Mês 2 | Documento de fundação aprovado, regulamento e termo de consentimento revisados pelo jurídico e pelo DPO |
| Mês 3 | Página do programa no ar, formulário de cadastro, recrutamento de embaixadores |
| Mês 4 | Lançamento: sequência de três e-mails, publicação no LinkedIn, convite na formatura |
| Mês 5 | Primeira turma de mentoria, com evento de abertura |
| Mês 6 | Primeira newsletter com vagas e histórias de egressos |
| Mês 7 | Campanha "egresso que contrata" com as empresas conveniadas |
| Mês 8 | Encontro de egressos do semestre |
| Mês 9 | Encerramento da mentoria, depoimentos e abertura da segunda turma |
| Mês 10 | Pesquisa anual de egressos |
| Mês 11 | Relatório do primeiro ano para a reitoria e a comissão de avaliação |
| Mês 12 | Revisão do plano com o comitê e metas do segundo ano |
Evite lançar em período de provas e de férias. Formatura e início de semestre são as melhores janelas.
Indicadores: como saber se está funcionando
Meça pouco e meça sempre. Cinco números, atualizados por trimestre, dizem se o programa cresce, se o egresso participa e se os alunos ganham com isso.
- Taxa de cadastro
- Como calcular: Egressos cadastrados com consentimento ÷ egressos dos últimos 5 anos
- Referência para o 1º ano: 10% a 20%
- Abertura da newsletter
- Como calcular: E-mails abertos ÷ e-mails entregues
- Referência para o 1º ano: Acima de 35%
- Mentores ativos
- Como calcular: Egressos com ao menos um mentorado no semestre
- Referência para o 1º ano: 1 a cada 50 cadastrados
- Vagas indicadas por egressos
- Como calcular: Vagas de estágio ou emprego abertas por indicação de egressos no ano
- Referência para o 1º ano: Crescente a cada trimestre
- Resposta à pesquisa anual
- Como calcular: Respostas ÷ egressos convidados
- Referência para o 1º ano: Acima de 15%
| Indicador | Como calcular | Referência para o 1º ano |
|---|---|---|
| Taxa de cadastro | Egressos cadastrados com consentimento ÷ egressos dos últimos 5 anos | 10% a 20% |
| Abertura da newsletter | E-mails abertos ÷ e-mails entregues | Acima de 35% |
| Mentores ativos | Egressos com ao menos um mentorado no semestre | 1 a cada 50 cadastrados |
| Vagas indicadas por egressos | Vagas de estágio ou emprego abertas por indicação de egressos no ano | Crescente a cada trimestre |
| Resposta à pesquisa anual | Respostas ÷ egressos convidados | Acima de 15% |
As referências são pontos de partida para o primeiro ano, não padrões do setor. Ajuste ao tamanho da sua base.
Erros comuns de quem está começando
A maior parte dos programas de alumni que param no primeiro ano para pelos mesmos motivos. Quase todos são evitáveis com um documento de fundação e um responsável com agenda.
- Lançar com festa e não ter nada para oferecer no mês seguinte
- Usar a base da secretaria para disparar e-mails sem consentimento
- Pedir doação antes de entregar valor ao egresso
- Deixar o programa sem dono, dividido entre várias áreas
- Criar canais demais e abandonar a metade em seis meses
- Medir só o número de cadastrados e nunca o que o egresso faz depois
Este guia é informativo. Regras de proteção de dados e de avaliação institucional mudam e cada instituição tem regimento próprio. Valide o regulamento e o termo de consentimento com o jurídico e o encarregado de dados da sua instituição.