Neste guia
Que evento cabe na sua entidade
O erro mais comum é começar pelo maior evento possível. Escolha o formato pelo tamanho da sua equipe e pelo tempo que falta, não pelo que a entidade vizinha fez no ano passado.
- Palestra com convidado
- Equipe mínima: 2 a 3 pessoas
- Antecedência: 3 semanas
- O que costuma render: Público fiel e material para as redes
- Roda de conversa com ex-alunos
- Equipe mínima: 2 pessoas
- Antecedência: 2 semanas
- O que costuma render: Networking e contatos para estágio
- Oficina prática
- Equipe mínima: 3 a 4 pessoas
- Antecedência: 4 semanas
- O que costuma render: Certificado e horas complementares
- Semana temática
- Equipe mínima: 6 a 10 pessoas
- Antecedência: 8 a 10 semanas
- O que costuma render: Projeção da entidade e patrocínio
- Feira de carreiras ou de estágio
- Equipe mínima: 8 a 12 pessoas
- Antecedência: 10 a 12 semanas
- O que costuma render: Empresas presentes e vagas para os membros
- Campeonato ou festa
- Equipe mínima: 10+ pessoas
- Antecedência: 8 semanas
- O que costuma render: Caixa, e também o maior risco
| Formato | Equipe mínima | Antecedência | O que costuma render |
|---|---|---|---|
| Palestra com convidado | 2 a 3 pessoas | 3 semanas | Público fiel e material para as redes |
| Roda de conversa com ex-alunos | 2 pessoas | 2 semanas | Networking e contatos para estágio |
| Oficina prática | 3 a 4 pessoas | 4 semanas | Certificado e horas complementares |
| Semana temática | 6 a 10 pessoas | 8 a 10 semanas | Projeção da entidade e patrocínio |
| Feira de carreiras ou de estágio | 8 a 12 pessoas | 10 a 12 semanas | Empresas presentes e vagas para os membros |
| Campeonato ou festa | 10+ pessoas | 8 semanas | Caixa, e também o maior risco |
Primeira edição de qualquer coisa: escolha a linha de cima. É melhor lotar uma palestra do que esvaziar uma semana temática.
Planejamento em oito semanas
A contagem regressiva abaixo serve para palestra, oficina e semana temática. Para feira e campeonato, comece de dez a doze semanas antes e mantenha a mesma ordem.
A contagem regressiva
- 01
8 semanas antes: objetivo e data
Defina para que serve o evento e qual o número que diz se deu certo. Fuja de semana de prova, feriado e véspera de entrega de trabalho.
- 02
7 semanas antes: equipe e responsáveis
Uma pessoa por frente: convidados, espaço, patrocínio, divulgação e inscrições. Frente sem dono é frente que não acontece.
- 03
6 semanas antes: espaço e autorização
Reserve a sala ou o auditório e protocole o pedido na instituição. É o item que mais atrasa e o que menos depende de você.
- 04
5 semanas antes: convidados
Convite por escrito, com data, horário, duração, formato e o que a entidade oferece e não oferece. Confirme por escrito também.
- 05
4 semanas antes: patrocínio
Proposta enviada, com contrapartidas claras. Empresa decide devagar: quem procura na semana do evento não recebe resposta.
- 06
3 semanas antes: divulgação
Abertura das inscrições, arte publicada e conversa com as outras entidades do campus para divulgação cruzada.
- 07
1 semana antes: confirmação geral
Reconfirme convidado, espaço, equipamento e patrocinador. Envie lembrete a quem se inscreveu: é o que segura a presença.
- 08
No dia: chegue duas horas antes
Teste som, projeção e internet, monte a recepção e distribua a equipe. Improviso no dia é herança de planejamento na véspera.
Evento sem verba e evento com patrocínio
A maior parte dos eventos estudantis acontece com orçamento perto de zero. Patrocínio ajuda, mas só chega para quem mostra o que entrega e cumpre o combinado.
- Comece pelo custo zero
Sala da instituição, convidado que não cobra cachê, arte feita por alguém da equipe e inscrição gratuita. Boa parte dos eventos cabe aqui.
- Proposta de patrocínio em uma página
Quem é a entidade, público esperado, formatos de cota, contrapartidas e prazo de resposta. Anexe o resultado do evento anterior, se houver.
- Contrapartida que a empresa entende
Marca no material, fala de cinco minutos, estande, lista de presentes com consentimento e conteúdo nas redes. Prometa o que dá para cumprir.
- Dinheiro na conta da entidade
Patrocínio em conta pessoal vira renda de quem recebeu e desaparece na formatura. Se a entidade não tem CNPJ, resolva isso antes de vender cota.
Se a entidade ainda não tem CNPJ, o caminho é o modelo de ata de fundação e o registro em cartório. Sem isso, não há contrato de patrocínio nem nota fiscal, e a empresa não consegue lançar a despesa.
Autorizações, segurança e o que é responsabilidade sua
Evento dentro do campus segue as regras da instituição. Fora dela, a entidade assume o papel de organizadora, com tudo o que isso implica. Trate essa parte antes da divulgação, não depois.
O que confirmar antes de anunciar
- Reserva do espaço por escrito, com horário de montagem e desmontagem
- Autorização para usar nome, sigla e marca da instituição no material
- Regras sobre som, alimentação e bebida no local
- Acessibilidade: entrada, banheiro, legenda ou intérprete quando houver transmissão
- Quem responde por incidente, e se há necessidade de seguro do evento
- Alvará e segurança contratada, quando o evento for fora do campus ou com público grande
- Consentimento para fotos e para o uso da lista de inscritos, se ela for compartilhada com patrocinador
Sobre recepção de calouros e eventos com bebida: qualquer atividade que constranja, exponha ou coloque alguém em risco responsabiliza pessoalmente quem organizou, além da entidade. Não existe tradição que proteja disso.
Divulgação que enche a sala
Público não aparece por causa de uma arte bonita publicada na véspera. Aparece porque foi convidado mais de uma vez, por canais diferentes, com motivo claro para ir.
- Três ondas de divulgação
Anúncio três semanas antes, lembrete uma semana antes e chamada no dia. A terceira é a que mais traz gente.
- Fale nos grupos onde a turma já está
Grupo do curso, do semestre e das outras entidades. Alcance orgânico de rede social é o menor dos canais.
- Peça ao convidado que divulgue
Ele costuma ter mais público que a entidade, e quase sempre topa publicar quando recebe a arte pronta.
- Inscrição simples
Formulário com nome, curso e e-mail. Cada campo a mais derruba a conversão, e o que você precisa mesmo é estimar a sala.
Depois do evento
É o que quase ninguém faz e o que separa entidade que cresce de entidade que recomeça do zero todo ano. Reserve uma semana para fechar o ciclo.
A semana seguinte
- Emita os certificados com carga horária, para quem quiser usar como atividade complementar
- Envie agradecimento ao convidado e ao patrocinador, com números e fotos
- Publique a prestação de contas aos associados, quando houve dinheiro envolvido
- Registre o que deu certo e o que atrasou, em uma página, para a próxima gestão
- Guarde arte, lista de presença e contratos na pasta da entidade
- Marque a conversa de avaliação com a equipe enquanto a memória está fresca
Esse registro é o que permite pedir patrocínio maior no ano seguinte: empresa patrocina evento com histórico, não promessa.
Os tropeços que se repetem
Quase todo evento estudantil que dá errado erra nos mesmos pontos, e todos eles se resolvem no planejamento.
- Data em cima de prova
Confira o calendário acadêmico antes de convidar qualquer pessoa. Data ruim não se conserta com divulgação.
- Patrocínio pedido tarde
Empresa tem processo interno. Proposta enviada na semana do evento não vira patrocínio, vira silêncio.
- Espaço sem confirmação por escrito
Reserva combinada no corredor é a que some quando outro setor pede a mesma sala.
- Equipe sem divisão clara
Cinco pessoas responsáveis por tudo significa ninguém responsável por nada no dia.
- Certificado prometido e não entregue
É a reclamação mais comum depois de evento estudantil, e a que mais queima a entidade com o público que ela quer.
Conteúdo informativo. Regras de uso de espaço, som, alimentação e realização de eventos variam por instituição de ensino e por município. Confirme com a sua instituição antes de divulgar o evento.