Neste guia
O ponto de partida
O Centro Universitário Exemplo tem 9 mil alunos em 22 cursos, dois campi e cerca de 18 mil egressos nos últimos dez anos. O centro de carreiras tem três pessoas e cuida de estágio, feira e convênios. Não havia programa de alumni, só ações soltas.
- Base de egressos
- 18 mil registros na secretaria, e-mail válido estimado em 40%
- 6.200 pessoas se declaram ex-alunas na página da instituição
- Ações em curso
- Palestras de egressos em 4 cursos, por iniciativa de professores
- Empresas
- 31 empresas conveniadas de estágio com egressos em cargos de gestão
- Pesquisa de egressos
- Aplicada uma vez, três anos antes, com 4% de resposta
- Consentimento
- Nenhum termo específico para comunicação com ex-alunos
| Item | Situação no mês 1 |
|---|---|
| Base de egressos | 18 mil registros na secretaria, e-mail válido estimado em 40% |
| 6.200 pessoas se declaram ex-alunas na página da instituição | |
| Ações em curso | Palestras de egressos em 4 cursos, por iniciativa de professores |
| Empresas | 31 empresas conveniadas de estágio com egressos em cargos de gestão |
| Pesquisa de egressos | Aplicada uma vez, três anos antes, com 4% de resposta |
| Consentimento | Nenhum termo específico para comunicação com ex-alunos |
Números hipotéticos, para ilustrar o raciocínio.
As decisões do primeiro mês
Em vez de contratar uma plataforma, a reitoria aprovou um programa enxuto, dentro do centro de carreiras, com uma pessoa dedicando metade da jornada e três objetivos para o primeiro ano.
- Dono
A analista de carreiras mais antiga assume a coordenação do programa, com metade da jornada.
- Objetivos do ano
Cadastrar 2 mil egressos com consentimento, formar 40 duplas de mentoria e gerar 60 vagas de estágio indicadas por egressos.
- Público prioritário
Formados nos últimos cinco anos e egressos em cargos de gestão nas empresas conveniadas.
- Patrocínio
A pró-reitoria de graduação apresenta o programa ao conselho e garante orçamento para dois encontros.
Meses 1 a 3: a fundação no papel
Antes de qualquer e-mail, o comitê aprovou três documentos: o documento de fundação do programa, o regulamento e o termo de consentimento. Isso levou seis semanas, a maior parte esperando a revisão do jurídico.
- 01
Comitê consultivo formado
Centro de carreiras, comunicação, secretaria, duas coordenadoras de curso e dois egressos convidados, com reunião trimestral.
- 02
Documento de fundação aprovado
Missão, público, proposta de valor, canais, calendário e metas, em quatro páginas, assinado pela pró-reitoria.
- 03
Termo de consentimento revisado pelo DPO
Finalidades separadas (comunicação, mentoria, pesquisa), prazo de revisão de dois anos e link de saída em todo e-mail.
- 04
Página e formulário no ar
Uma página no site com a proposta de valor, os benefícios e o formulário de cadastro com o termo.
- 05
Doze embaixadores
Um egresso por curso de maior porte, convidado pela coordenação, com mandato de um ano.
Meses 4 a 6: lançamento e primeiras ações
O lançamento foi marcado para a semana da colação de grau do primeiro semestre. Os formandos receberam o convite no dia, e os egressos dos cinco anos anteriores, uma sequência de três e-mails.
- Convite impresso com QR code entregue na colação, com cadastro no próprio dia
- Sequência de três e-mails para a base antiga, cada um com um benefício diferente
- Publicação no LinkedIn da instituição com depoimentos de três egressos
- Primeira turma de mentoria aberta com 25 mentores e 50 alunos inscritos
- Primeira newsletter mensal com vagas de estágio indicadas por egressos
Ao fim do sexto mês, 1.150 egressos tinham se cadastrado com consentimento. O primeiro e-mail teve a maior taxa de abertura; o terceiro, que oferecia mentoria, teve o maior número de cadastros.
Meses 7 a 9: egressos que contratam estagiários
A ação que mais rendeu foi a campanha "egresso que contrata". O centro de carreiras ligou para os egressos em gestão nas 31 empresas conveniadas e pediu uma coisa simples: indicar uma vaga de estágio para os alunos do próprio curso.
- Egressos contatados
- 48
- Egressos que indicaram vaga
- 22
- Vagas de estágio indicadas
- 41
- Alunos contratados até o mês 9
- 27
| Etapa | Resultado hipotético |
|---|---|
| Egressos contatados | 48 |
| Egressos que indicaram vaga | 22 |
| Vagas de estágio indicadas | 41 |
| Alunos contratados até o mês 9 | 27 |
Como as empresas já tinham convênio de estágio, o Termo de Compromisso saiu em dias, não semanas.
No mesmo período, o encontro de egressos do semestre reuniu 180 pessoas, e a primeira turma de mentoria terminou com 38 duplas que cumpriram ao menos quatro conversas.
O que deu errado e como ajustaram
Nem tudo funcionou. Três problemas apareceram no primeiro ano, e todos foram corrigidos sem parar o programa.
- Grupo de mensagens geral
Um grupo único com todos os egressos virou mural de anúncios em duas semanas. Foi fechado e substituído por grupos por curso, cuidados pelos embaixadores.
- Mentores sem roteiro
Parte das duplas parou depois do segundo encontro. A segunda turma recebeu um roteiro com seis temas e um lembrete automático por e-mail.
- Pesquisa longa demais
O questionário herdado tinha 45 perguntas. Foi cortado para 18, e a taxa de resposta subiu.
Meses 10 a 12: os números do primeiro ano
O programa fechou o ano perto das metas de cadastro e mentoria e acima da meta de vagas. O relatório foi apresentado à reitoria e anexado às evidências de acompanhamento de egressos da avaliação institucional.
- Egressos cadastrados com consentimento
- Meta: 2.000
- Resultado hipotético: 1.870
- Duplas de mentoria concluídas
- Meta: 40
- Resultado hipotético: 38
- Vagas de estágio indicadas por egressos
- Meta: 60
- Resultado hipotético: 74
- Abertura média da newsletter
- Meta: 35%
- Resultado hipotético: 41%
- Resposta à pesquisa anual
- Meta: 15%
- Resultado hipotético: 17%
| Indicador | Meta | Resultado hipotético |
|---|---|---|
| Egressos cadastrados com consentimento | 2.000 | 1.870 |
| Duplas de mentoria concluídas | 40 | 38 |
| Vagas de estágio indicadas por egressos | 60 | 74 |
| Abertura média da newsletter | 35% | 41% |
| Resposta à pesquisa anual | 15% | 17% |
Todos os números desta página são fictícios.
Para o segundo ano, o comitê decidiu manter os três programas-âncora, abrir mentoria para egressos recém-formados e levar o encontro anual para o segundo campus.
Caso ilustrativo, com instituição e números fictícios. Use-o como referência de raciocínio, não como padrão de resultado.