Modelo de documento
E-mails de convite para o programa de alumni
Três e-mails, cada um com um motivo diferente para o egresso se cadastrar: o reencontro, as vagas e a mentoria. Textos curtos, prontos para colar na ferramenta de e-mail.
Quando usar
Quando usarNo lançamento do programa e, depois, uma vez por ano para cada nova turma de formandos. Quem se cadastrar no primeiro e-mail sai da sequência.
- Lançamento do programa
Para egressos dos últimos anos que ainda não estão na base do programa.
- Novos formandos
Um mês depois da colação de grau, para quem não se cadastrou no dia.
- Reativação
Para quem se cadastrou e não abre os e-mails há um ano, com o texto do segundo e-mail adaptado.
- Convite pelos embaixadores
Os textos servem de base para a mensagem que o embaixador manda no grupo da turma.
Passo a passo
Envie com intervalo de uma semana, sempre de um remetente com nome de pessoa e com o link de cadastro no começo e no fim do texto.
- 01
Use um remetente com nome
"Ana, do Alumni [NOME DA INSTITUIÇÃO]" é aberto com mais frequência do que "Comunicação".
- 02
Personalize com o curso
Citar o curso e o ano de formatura no primeiro parágrafo mostra que o e-mail não é genérico.
- 03
Tire da sequência quem se cadastrou
Nada afasta mais o egresso do que receber convite depois de ter aceitado.
- 04
Teste o assunto
Mande o primeiro e-mail com dois assuntos para metades da base e use o melhor nos próximos.
- 05
Respeite a LGPD no envio
Para contatos vindos da secretaria, o primeiro e-mail é um convite ao cadastro com consentimento, não uma newsletter.
O modelo
Texto base para copiar ou baixar. Os campos entre colchetes são preenchidos pela sua instituição.
E-mail 1. O reencontro (dia 1)
Assunto: [NOME], [NOME DA INSTITUIÇÃO] quer continuar com você
Olá, [NOME].
Você se formou em [CURSO] em [ANO], e muita coisa aconteceu desde então. Estamos criando o Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO] para manter perto quem se formou aqui.
No programa, você recebe vagas, convites para encontros com sua turma, [BENEFÍCIO PRINCIPAL] e a chance de ajudar quem está começando agora.
O cadastro leva dois minutos: [LINK DE CADASTRO]
Até breve, [NOME], do Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO]
E-mail 2. As vagas (dia 8)
Assunto: Vagas para quem estudou em [NOME DA INSTITUIÇÃO]
Olá, [NOME].
Todo mês, o Programa de Alumni reúne vagas indicadas por egressos e por empresas parceiras da instituição. Algumas são exclusivas para quem estudou aqui.
E se você está do outro lado, contratando, pode indicar vagas de estágio da sua empresa para os alunos do seu curso. Eles chegam preparados, e a gente cuida da parte do convênio.
Cadastre-se para receber as vagas: [LINK DE CADASTRO]
Abraço, [NOME], do Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO]
E-mail 3. A mentoria (dia 15)
Assunto: Uma conversa sua pode mudar o começo de alguém
Olá, [NOME].
Lembra das dúvidas do último ano de [CURSO]? Os alunos de hoje têm as mesmas. A mentoria de egressos junta quem já passou por isso com quem está começando: quatro a seis conversas em um semestre, no horário que for bom para você.
As inscrições para a próxima turma vão até [DATA]. Você pode ser mentor(a) ou, se preferir, receber mentoria de egressos mais experientes.
Quero participar: [LINK DE CADASTRO]
Este é o último convite desta série. Se não quiser receber mais e-mails do programa, é só clicar aqui: [LINK DE DESCADASTRO].
Obrigado, [NOME], do Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO]
Os trechos em destaque são os campos que a sua instituição preenche.
Sequência de e-mails de convite E-MAIL 1. O REENCONTRO (DIA 1) Assunto: [NOME], [NOME DA INSTITUIÇÃO] quer continuar com você Olá, [NOME]. Você se formou em [CURSO] em [ANO], e muita coisa aconteceu desde então. Estamos criando o Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO] para manter perto quem se formou aqui. No programa, você recebe vagas, convites para encontros com sua turma, [BENEFÍCIO PRINCIPAL] e a chance de ajudar quem está começando agora. O cadastro leva dois minutos: [LINK DE CADASTRO] Até breve, [NOME], do Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO] E-MAIL 2. AS VAGAS (DIA 8) Assunto: Vagas para quem estudou em [NOME DA INSTITUIÇÃO] Olá, [NOME]. Todo mês, o Programa de Alumni reúne vagas indicadas por egressos e por empresas parceiras da instituição. Algumas são exclusivas para quem estudou aqui. E se você está do outro lado, contratando, pode indicar vagas de estágio da sua empresa para os alunos do seu curso. Eles chegam preparados, e a gente cuida da parte do convênio. Cadastre-se para receber as vagas: [LINK DE CADASTRO] Abraço, [NOME], do Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO] E-MAIL 3. A MENTORIA (DIA 15) Assunto: Uma conversa sua pode mudar o começo de alguém Olá, [NOME]. Lembra das dúvidas do último ano de [CURSO]? Os alunos de hoje têm as mesmas. A mentoria de egressos junta quem já passou por isso com quem está começando: quatro a seis conversas em um semestre, no horário que for bom para você. As inscrições para a próxima turma vão até [DATA]. Você pode ser mentor(a) ou, se preferir, receber mentoria de egressos mais experientes. Quero participar: [LINK DE CADASTRO] Este é o último convite desta série. Se não quiser receber mais e-mails do programa, é só clicar aqui: [LINK DE DESCADASTRO]. Obrigado, [NOME], do Programa de Alumni de [NOME DA INSTITUIÇÃO]
Por porte da instituição
A sequência é a mesma. Muda o quanto dá para personalizar.
Faculdade isolada
Com uma base pequena, vale assinar com o nome de um professor conhecido pela turma. A taxa de abertura sobe muito.
Centro universitário
Personalize por curso: troque o benefício do primeiro e-mail e o exemplo do terceiro conforme a área.
Universidade com vários campi
Cite o campus no primeiro parágrafo e convide para o encontro do próprio campus no segundo e-mail.
Instituição com muitos alunos a distância
Troque o encontro presencial por um encontro online e destaque a mentoria por videochamada.
Depois de preencher
Meça cada e-mail separadamente para saber qual motivo funciona com os seus egressos.
- Anote abertura, cliques e cadastros de cada um dos três e-mails
- Tire da sequência quem se cadastrou ou pediu descadastro
- Responda em até dois dias quem respondeu ao e-mail
- Use o e-mail que mais gerou cadastros como base para a próxima turma de formandos
Este modelo é informativo. Envie só para contatos com base legal para o envio e mantenha o link de descadastro em todos os e-mails.
Perguntas frequentes
Qual o melhor dia para mandar o convite aos egressos?
Terças e quartas pela manhã costumam ter boa abertura, mas a sua base pode ser diferente. Teste dois horários no primeiro envio e use o melhor nos seguintes.
Três e-mails não é demais?
Não, se cada um trouxer um motivo novo e se quem se cadastrou sair da sequência. O terceiro avisa que é o último e oferece o descadastro.
Posso mandar pelo WhatsApp em vez de e-mail?
Mensagem individual por WhatsApp sem consentimento prévio é invasiva e pode violar a LGPD. Use os grupos de turma mantidos pelos embaixadores, com o texto adaptado.
Todos os modelos do programa de alumni. Documento de fundação, regulamento, termo LGPD, questionário de egressos, e-mails de convite e termo de mentor.
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