Como contratar estagiário: o passo a passo completo

Contratar estagiário leva seis etapas: definir a vaga e o supervisor, recrutar, confirmar o convênio com a instituição de ensino, assinar o Termo de Compromisso de Estágio (TCE), ativar o seguro e informar o estagiário no eSocial. Quem pula alguma delas corre o risco de o estágio ser tratado como emprego comum.

As regras vêm da Lei 11.788/2008, a Lei do Estágio. Se quiser o quadro geral de direitos e deveres, a nossa cartilha da Lei do Estágio resume tudo em linguagem simples. Aqui o foco é a ordem prática das coisas para o RH e o DP.

Quem pode contratar estagiário?

Podem admitir estagiários as empresas privadas, os órgãos da administração pública e os profissionais liberais de nível superior registrados no seu conselho profissional (art. 9º). A condição é oferecer instalações que permitam aprendizado de verdade e indicar um supervisor do quadro com formação ou experiência na área do curso do estudante. Cada supervisor pode acompanhar até 10 estagiários ao mesmo tempo.

No lado do candidato, ele precisa estar matriculado e com frequência regular em curso de educação superior, educação profissional, ensino médio, educação especial ou anos finais do ensino fundamental na modalidade de jovens e adultos. As atividades do estágio têm de ter relação com o que ele estuda.

Qual é o passo a passo para contratar estagiário?

A ordem abaixo evita o erro mais comum, que é escolher o candidato e só depois descobrir que a instituição dele exige convênio e modelo próprio de termo.

1. Defina a vaga antes de anunciar

Escreva quais atividades o estagiário vai fazer, em que área, com qual jornada (até 6 horas por dia e 30 por semana para ensino superior, médio e técnico) e qual bolsa-auxílio a empresa vai pagar. Nomeie o supervisor já nessa fase. Essas informações vão parar no TCE, então vale decidir agora em vez de improvisar na hora de assinar.

2. Recrute e selecione

Com a vaga definida, divulgue nos canais onde os candidatos procuram, faça a triagem e as entrevistas. Temos um guia só sobre isso em como divulgar vagas de estágio de graça. Se o volume de candidatos for grande ou o perfil for raro, o recrutamento de estagiários do WallJobs faz a busca ativa e as entrevistas por IA para você.

3. Confirme o convênio com a instituição de ensino

A lei faculta o convênio entre empresa e instituição (art. 8º), mas na prática muitas instituições só assinam o TCE de empresas conveniadas. Cada uma tem seu próprio modelo de termo e seu próprio fluxo de aprovação. É aqui que as admissões costumam atrasar: o candidato certo vem de uma faculdade com a qual a empresa nunca trabalhou, e o convênio precisa ser firmado do zero.

4. Emita o TCE e o plano de atividades

O Termo de Compromisso de Estágio é o documento que formaliza o estágio. Ele é assinado pelo estudante (ou seu representante legal, se menor de idade), pela empresa e pela instituição de ensino (art. 16). O plano de atividades acompanha o termo e descreve o que o estagiário vai fazer. Explicamos cada cláusula em contrato de estágio: o que precisa ter e o preenchimento do documento em termo de compromisso de estágio.

Quando a empresa trabalha com uma plataforma de gestão de estágio, o TCE é emitido por ela, já no modelo que cada instituição aceita, e as três partes assinam eletronicamente.

5. Ative o seguro contra acidentes pessoais

O seguro é obrigatório para todo estagiário (art. 9º, IV) e precisa estar vigente desde o primeiro dia. O número da apólice e a seguradora constam do TCE. No estágio obrigatório, a lei permite que a instituição de ensino assuma o seguro; confira isso no termo para não ficar sem cobertura nem pagar em dobro.

6. Registre o estagiário no eSocial

O estagiário não é anotado como empregado na carteira de trabalho. Ele é informado no eSocial como trabalhador sem vínculo de emprego, na categoria de estagiário, pelo evento de início próprio para esse grupo (S-2300), e o desligamento é informado por evento de término (S-2399). Os prazos de envio seguem o manual do eSocial, então alinhe com quem cuida da folha. A bolsa-auxílio entra na folha sem FGTS; sobre ela pode incidir imposto de renda, conforme a tabela vigente.

Quais documentos pedir ao estagiário?

A lista varia por instituição, mas quase sempre inclui o seguinte.

Quanto tempo leva para contratar estagiário?

A lei não define prazo. O que determina a velocidade é o convênio com a instituição e o tempo que as três assinaturas levam para voltar. Em papel, o termo vai e volta entre empresa, estudante e coordenação de estágio, e cada ida pode levar dias. Com assinatura eletrônica e convênio já firmado, a espera cai bastante, mas o prazo final depende sempre do fluxo interno de cada instituição.

O WallJobs mantém convênio com mais de 7.500 instituições de ensino, o que tira o gargalo mais comum do caminho: quando o aprovado vem de uma faculdade nova para a empresa, o convênio normalmente já existe.

Quais erros transformam o estágio em vínculo de emprego?

O art. 3º, § 2º, e o art. 15 dizem que o estágio em desconformidade com a lei caracteriza vínculo de emprego para todos os fins trabalhistas e previdenciários. Os erros que mais levam a isso são começar antes do TCE assinado, deixar o termo vencer sem aditivo, passar da jornada máxima, dar atividades sem relação com o curso, manter o mesmo estagiário por mais de dois anos (salvo pessoa com deficiência) e não ter supervisor de verdade.

Depois da admissão, acompanhar a jornada ajuda a provar que o estágio segue a lei. Veja como funciona o controle de ponto do estagiário e como organizar o onboarding dos primeiros 90 dias.

Preciso de agente de integração para contratar estagiário?

Não é obrigatório. O agente de integração, previsto no art. 5º, é uma opção para tirar do RH a parte operacional: convênios, TCE, seguro, prazos e relatórios. Sem ele, a empresa faz tudo isso por conta própria e precisa lidar com o modelo de cada instituição. Explicamos as diferenças em o que é agente de integração.

No WallJobs, a gestão de estágio junta essas etapas em um só lugar: o TCE sai no modelo aceito pela instituição, com assinatura eletrônica das três partes, o seguro é emitido na admissão e o sistema avisa antes de cada vencimento. Conheça o serviço completo em WallJobs para empresas.